1. Dane zmarłego

Dane z dowodu / paszportu, PESEL, adres, itp. są potrzebne, żeby:

• jednoznacznie zidentyfikować zmarłego – urzędy, policja, prokuratura i służby sanitarne muszą mieć pewność, kogo dotyczą dokumenty;
• wystawić akt zgonu i inne dokumenty (pozwolenia, zgody sanitarne, dokumenty graniczne);
• powiązać zgon z konkretną rodziną – kto jest osobą uprawnioną do decyzji, kto może odebrać ciało / urnę, kto ma prawo decydować o pochówku;
• uniknąć pomyłek – przy transporcie międzynarodowym, dużej liczbie dokumentów i instytucji to kluczowe (szczególnie przy zgonach za granicą).

Bez tych danych urząd w Polsce ani za granicą po prostu nie załatwi formalności – transport zwłok byłby traktowany jak przewóz „niezidentyfikowanej osoby”.

2. Dokumenty przy transporcie zwłok

Chodzi m.in. o: akt zgonu, kartę zgonu, decyzje sanitarne, zgody na przewóz, czasem zaświadczenia z prokuratury czy policji, przy zgonach za granicą – dokumenty konsularne i tłumaczenia.

Są konieczne, ponieważ:

• prawo wymaga zezwoleń na przewóz zwłok między państwami i między powiatami – to nie jest zwykły transport, tylko przewóz szczątków ludzkich objęty przepisami sanitarnymi i międzynarodowymi;
• służby graniczne i sanitarne muszą mieć potwierdzenie, że zgon został oficjalnie stwierdzony, a ciało jest przygotowane do transportu zgodnie z normami (trumna, uszczelnienie, ewentualna balsamacja itp.);
• cmentarz i parafia w Polsce bez tych dokumentów nie przyjmą zmarłego do pochówku / kremacji;
• ubezpieczyciel i ZUS wymagają dokumentów przy wypłacie zasiłku pogrzebowego lub świadczeń z polisy.

Bez kompletu dokumentów transport zwłok może zostać zatrzymany, opóźniony, a nawet cofnięty – dlatego profesjonaliści tak pilnują papierów.

3. Upoważnienia (pełnomocnictwa)

Upoważnienie dla firmy pogrzebowej jest potrzebne, żeby:

• reprezentować rodzinę w urzędach, szpitalu, konsulacie, sanepidzie – urzędnik nie wyda dokumentów „komuś z firmy”, jeśli nie ma papieru, że działa w imieniu najbliższej rodziny;
• podpisywać wnioski i odbierać decyzje bez konieczności osobistego przyjazdu rodziny (np. do Niemiec, Belgii, Norwegii, itd.);
• przejąć odpowiedzialność za organizację transportu – urząd widzi, kto formalnie odpowiada za przewóz zwłok tej konkretnej osoby;
• chronić rodzinę – nikt obcy nie może „załatwiać” spraw związanych ze zmarłym bez wiedzy i zgody bliskich.

W praktyce: dzięki pełnomocnictwu rodzina zostaje w Polsce, a zakład pogrzebowy załatwia wszystko „w terenie” – zgodnie z prawem, z pełną odpowiedzialnością i możliwością kontroli ze strony bliskich.